Kalkylsystem eller relationsdatabas - en fråga om IS-kvalitet!

Abstract

Det är allmänt känt att företag, privatpersoner och föreningar ofta använder sig av kalkylprogram som Microsoft Excel för lagring av information på en mängd olika sätt som applikationen inte är tänkt för. Många förlitar sig för mycket på egenutvecklade informationssystem i Excel trots att fel lätt uppstår, fel som ofta medför stora kostnader för företag. Svårigheten kan i många fall sägas vara att veta när Excel inte längre räcker till. Syftet med denna studie har därmed varit att försöka ge praktikerna kunskap om vad ett kvalitativt informationssystem är. Denna kunskap är sedan tänkt stödja praktikerna i förståelsen för och beslutstagandet om när ett kalkylsystem inte är kvalitativt och därmed bör bytas ut. Vårt arbete gentemot företaget i vår fallstudie syftade till att visa huruvida relationsdatabaser i Access skulle kunna vara ett bättre alternativ för just dem. Detta gjordes genom att visa hur kvalitativt deras planeringssystem i Excel var och jämförde detta med kvaliteten på det nya planeringssystemet i Access vi själva utvecklat. Vår frågeställning löd enligt följande: Vilken kunskap behövs för att avgöra om ett kalkylsystem bör bytas ut för att uppnå en tillfredställande kvalitet i en mindre verksamhet? samt Vad är ett kvalitativt system? För att utreda vad kvalitet på informationssystem är, skapades en sammanställd modell för informationssystemkvalitet med hjälp av tre olika teoretiska källor som talade om just detta. Denna kvalitetsmodell låg sedan till grund för skapandet av ett antal frågeställningar i form av en enkät som praktikerna skulle kunna använda sig av för att få kunskap om huruvida deras kalkylsystem bör bytas ut. Studien har visat att kvalitetsmodellen och enkät måste anpassas till var situation då de är generella för alla situationer och verksamheter. Det har även kunnat konstateras att enkäten inte bör fungera som ett avgörande verktyg för att besluta om ett kalkylsystem bör bytas ut då vissa brister har identifierats hos verktyget. Enkäten kan däremot användas som ett bra stöd för en vidare diskussion om att eventuellt göra ett byte av exempelvis ett kalkylsystem och är tillämpbar vid utvärdering av kvaliteten hos andra typer av informationssystem och inte bara kalkylsystem.