Fakturakarusellen-Rationalisering av fakturahanteringsprocessen med hjälp av elektronisk dokumenthantering

Abstract

Denna rapport behandlar vilka effekter implementering av teknik för elektronisk dokument-och fakturahantering får för företaget som organisation respektive för de anställda i företaget. Framställandet av uppsatsen sker i samarbete med Liseberg AB som är ett medelstort företag i servicebranschen. De kommer i dagarna att börja använda sig av elektronisk fakturahantering internt i företaget, och vill ha en utomståendes synpunkter på detta. Hur förändrade arbetsprocesser och ny teknik påverkar Lisebergs situation studeras i problemdiskussionen, som mynnar ut i följande problemställning; Vilka för- respektive nackdelar kan det innebära, för företaget respektive för de tilltänkta användarna, att implementera teknik för elektronisk fakturahantering i ett medelstort företag? Syftet med uppsatsen är att beskriva och förklara hur elektronisk dokument- och fakturahantering teoretiskt fungerar. Vidare är syftet att visa hur Liseberg praktiskt kan dra nytta av en sådan hantering samt vad den innebär för tilltänkta användare. Dessutom analyseras möjligheterna att vidareutveckla elektronisk fakturahantering på Liseberg till att även omfatta externa relationer. Rapporten är tänkt att öka läsarens förståelse och kunskap samt skapa en grund för vidare studier och diskussioner. För att kunna besvara den uppställda frågeställningen började jag med att göra en litteraturstudie. Avsikten var att finna svar på problemet ur en teoretisk synvinkel. Med litteraturstudien som grund formulerade jag ett antal mer detaljerade frågor. Därefter genomfördes en fallstudie, där förutsättningarna för elektronisk dokument- och fakturahantering undersöktes utifrån Lisebergs specifika situation. Frågorna fick svar genom intervjuer med ett urval av de anställda. För att elektronisk dokument- och fakturahantering skall kunna användas förutsätts att företaget redan har, eller har råd att skaffa, den teknik som behövs. Om den nya tekniken skall få någon genomslagskraft och användas effektivt, måste dessutom människorna i den berörda organisationen acceptera den eftersom själva tekniken inte på egen hand förändrar organisationen. Dessa förutsättningar har Liseberg, tekniken finns och användarna tycks inte ha något emot elektroniska dokument i sig. Det användarna istället ställer sig frågande till är hur organiseringen av arbetsprocesser skall gå till. Jag tror att Liseberg mycket väl skulle kunna ta steget vidare till mottagande av elektroniska fakturor från leverantörer. Innan beslut fattas bör dock bredare förundersökningar och behovsanalyser göras samt mer diskussioner föras med de anställda för att de skall känna sig mer involverade i utvecklingsprocessen.