Information-från data till förståelse. En fallstudie av användbarheten av information och styrtavlor som kommunikationshjälpmedel på företaget Asko Cylinda AB

Abstract

Bakgrund: Företaget Asko Cylinda AB har sedan tre år arbetat med vad de kallar styrtavlor i sin operativa verksamhet. Dessa baseras på det välkända begreppet balanserade styrkort och kallas styrtavlor för att styrkortet visualiseras i företaget genom att sättas upp på whiteboardtavlor. Användandet av denna metod har fungerat över förväntan i den operativa verksamheten och företaget vill nu implementera styrtavlor även på den strategiska nivån, men önskar hjälp med att ta fram vilken information som kan ligga till grund för det som tas upp på styrtavlorna samt hur denna kan kommuniceras på bästa sätt. Syfte: Syftet med uppsatsen är att utvärdera dokumenterad information med fokusering på användbarheten. Vi vill även med hjälp av begreppet balanserade styrkort diskutera styrtavlor som kommunikationsredskap på strategisk nivå i företaget samt även försöka ge förslag till förbättringar på kommunikationen. Problemställning: Uppsatsen huvudproblem är: ” Hur kan information kommuniceras för maximal användning inom Asko Cylinda AB?” Denna frågeställning gör det möjligt för oss att redogöra för attityderna kring samt användbarheten av styrtavlor i företaget. För att kunna besvara detta problem har vi två delproblem: ”Vad betyder begreppet information?” och ”Vad gör information användbar?” Svaret på dessa frågeställningar utgör en gemensam grund vi kan basera vårt huvudproblem på så det svaret blir tillförlitligt. Avgränsningar: Vi har avgränsat vårt ämne till att bara gälla den interna informationen och kommunikationen på den strategiska nivån inom företaget. Kommunikationen vi avser är endast den formella eftersom det är den som ligger till grund för styrtavlorna. En annan avgränsning vi gjort är att inte behandla den teknologiska delen av vårt problem. Metod: Vi har gjort en fallstudie där vi använt oss av en kvalitativ metod och ett induktivt tillvägagångssätt. Vi har använt oss av primärdata i form av intervjuer till empirin. Vår teori har vi baserat på sekundärdata. Analys och slutsats: Information är bearbetad data som ska leda till handling. Användbar information beror inte på att den i sig är användbar utan den måste även kommuniceras på ett bra sätt. Vi finner att styrtavlor är ett bra sätt att kommunicera på även på den strategiska nivån. Företagets syfte med styrtavlor överensstämmer med användningsområdena för balanserade styrkort och genom att visualisera mål och strategier tydliggörs dessa i organisationen och användandet av styrtavlor underlättar för företaget att få olika enheter att sträva åt samma håll. Vi finner dock att företaget behöver förtydliga syftet med implementerandet för berörda parter för att användandet ska kunna maximeras. Vi anser dessutom att personalen på varje avdelning borde involveras i processen med framtagandet av vilka mått och mål de ska mätas på. Genom att engagera personalen tror vi att användningen maximeras genom att de anställda förstår vikten samt nyttan med densamma. Förslag till fortsatta studier: Att göra en utvärdering av styrtavlornas användande när de tagits i bruk är ett förslag. Ett annat förslag är att på detaljnivå utveckla styrtavlorna för varje enhet på företaget eller att utvärdera styrtavlornas styreffekter på den operativa nivån.