Elektronisk handel inom offentlig sektor På gott och ont

Abstract

Bakgrund och problem: Den offentliga sektorn kan uppnå stora besparingar genom att använda elektronisk handel i sin verksamhet på ett effektivt sätt. Genom att hantera upphandlingar, inköp och fakturering elektroniskt, frigörs tid och ekonomiska medel som kan användas för att utveckla kärnverksamheten. Det hävdas i Toppledarforums utredning som utfördes år 1995 på begäran av Svenska Kommunförbundet, Landstingsförbundet och Staten. Dessa organ kom överens om att initiera ett samarbete kring frågor som rörde elektronisk handel och Toppledarforum fick i uppdrag att driva igenom beslutet. Användningen av elektronisk handel har inte fått den spridning som eftersträvades och många kommuner har bestämt sig att avvakta och följa utvecklingen. Teorier och rapporter som behandlar ämnet påvisar till en övervägande del fördelar med elektronisk handel. Men frågan är vilka erfarenheter har den offentliga sektorn av?

Syfte: Syftet med denna studie är att belysa fördelar respektive nackdelar med elektronisk handel inom den offentliga sektorn, genom att sammanställa litteratur inom ämnet och erfarenheter från de undersökta kommunerna.

Avgränsningar: Vi har valt att undersöka Göteborgs Stad och tre närliggande kommuner, nämligen Alingsås, Borås och Mölndal.

Metod: En kvalitativ studie baserad på personliga intervjuer med representanter för respektive kommun som aktivt arbetar med elektronisk handel, har genomförts. Det empiriska materialet har därefter analyserats utifrån en teoretisk referensram som behandlar för- och nackdelar med elektronisk handel.

Resultat och slutsatser: Elektronisk handel inom den offentliga sektorn är en komplex fråga och det råder delade uppfattningar om nyttan med den. Ledningen inom flera av de intervjuade kommunerna har insett möjligheterna till effektivisering av verksamheten genom att applicera elektronisk affärskommunikation i organisationen. För en del har det nya systemet resulterat i stora rationaliseringar i beställningsprocessen och fakturahanteringen och en reducering av manuella arbetsmoment. Det har medfört minskade administrativa kostnader samt en förbättrad och utökad service då den frigjorda tiden kan användas till kärnverksamheten. Vissa menar att elektronisk handel leder till bl.a. bättre styrning, ökad prismedvetenhet och ramavtalstrohet, medan andra har motsatta åsikter och menar att elektronisk handel inte åstadkommit goda resultat samt att kostnaderna överstiger nyttan.

Förslag till fortsatta studier: Det finns studier som utreder utvecklingen av elektronisk handel inom den offentliga sektorn. Ett område som däremot inte är tillräckligt belyst är ett åtgärdsprogram som uppmuntrar användningen av elektronisk handel inom den offentliga sektorn i en högre grad. En intressant studie skulle vara att undersöka vilka åtgärder kan effektivt påvisa och övertyga den offentliga sektorn om den stora effektiviseringspotentialen som föreligger i elektronisk handel.