Processeffektivisering – en fallstudie av en administrativ process på Volvo AB

Abstract

Ökade förväntningar från olika intressentgrupper i företagens omvärld ställer nya och allt större krav på företagens utformning av sina processer. Effektivisering genom standardisering och automatisering av operativa processer har under relativt lång tid varit ett angeläget och frekvent område för forskning. Motsvarande effektivisering av administrativa processer är fenomen som ökat i proportion först på senare tid då man insett att det finns stora kostnadsbesparingar att erhålla.

Studiens syfte är att genomföra en fallstudie på Volvo AB för att undersöka hur företaget arbetar med effektivisering av den administrativa processen Request to Pay. Ytterligare ett syfte är att utföra en processanalys för att jämföra personalkostnad och funktionalitet i de olika alternativa Request to Pay-flödena. Som delsyfte avser vi att utvärdera potentiella möjligheter och brister med det införskaffade beställarstödet Enterprise Buyer Desktop (EBD) som processeffektiviseringsverktyg.

Det empiriska materialet har inhämtats genom en rad djupintervjuer med personer som på olika sätt administrativt omfattas av RtP-processen tillsammans med statistik från Volvo. Det insamlade materialet har sedan sammanställts och analyserats utifrån vår valda teoretiska referensram, som främst berör processteori men även teori om strategier för utökat värdeskapande, IT-struktur och förändring i organisationer.

I vår studie har vi funnit att förmågan att utveckla system, processer och arbetssätt som understödjer utbyte och spridning av information mellan olika parter i värdekedjan kommer att vara avgörande för att nå konkurrenskraft framöver. Det paradoxala med denna nya teknikbaserade affärsmodell är att framgången mer än någonsin beror av människors förmåga att bygga varaktiga relationer baserade på ömsesidigt förtroende. Som studien visar har EBD och det avsedda elektroniska inköpsflödet inte fått så stort genomslag på Volvo än. Enligt analysen beror det på en rad anledningar. Volvo har förenklat och standardiserat stora delar av transaktionshanteringen såväl som inköpsenheten men har en bit kvar till att uppnå full integration.

Som förslag till fortsatt forskning anges: Integrationens påverkan på konkurrensstrategi. Hur långt bör automatiseringen gå? Benchmarkingstudie av hur andra bolag i branschen samverkar med leverantörer. Jämförande studie av samverkan med AP-leverantörerna.