Lean i administrativa processer

Abstract

Bakgrund och problem: Begreppet Lean härstammar från Japan och har sitt ursprung i Toyotas framgångskoncept TPS (Toyota Production System). Under 1970‐ och 1980‐talet blev de tre största biltillverkarna i USA intresserade av Toyotas sätt att utföra sin verksamhet vilket ledde till ett forskningsprojekt. Resultatet från studien kom att kallas Lean Production och kan ses som en ren amerikansk kopia av Toyotas sätt att bedriva sin verksamhet. Konceptet har vidare kommit att sprida sig över hela världen och i Sverige har ett flertal företag kommit långt i sin omställning till Lean Production. Enligt ett flertal forskare är det fullt möjligt att applicera Leanmetoder även i administrationen. Av denna anledning är det intressant att studera vilka möjligheter det finns för svenska organisationer att tillämpa Lean i de administrativa processerna. Det blir dels intressant att se hur Lean kan effektivisera och inverka på de administrativa aktiviteterna i sig men även hur de i karaktär av att vara stödprocesser påverkar eller påverkas av övriga delar i verksamheten. Det är vidare intressant att undersöka hur organisationer tacklar de problem som kan förväntas uppstå i användandet av de olika principerna som Lean innehåller. Frågeställning och syfte: Vår frågeställning lyder: ”Hur inverkar Lean som koncept på de administrativa processerna i svenska organisationer?” Vi kommer att undersöka detta genom att studera hur organisationer har genomfört omställningen till Lean men även hur de har tacklat de problem som vi antar uppkomma. Syftet med denna uppsats är således att förstå hur Lean som koncept inverkar på de administrativa processerna i svenska organisationer. Metod: Vi har valt att göra en kvalitativ intervjustudie då denna ansats har kunnat ge oss en uppfattning om vårt förståelseorienterade syfte. Intervjuerna gav oss en inblick och speglade det vi undersökte genom att vi hade möjlighet att komma nära respondenternas upplevelser. Intervjuerna har skett på både chefsnivå och operativ nivå för att på så sätt få fler infallsvinklar och en bredare förståelse. Resultat och slutsatser: Vi kan konstatera att konceptet har stor inverkan på de administrativa processerna. Några av de huvuddelar som understödjer svaret på vår frågeställning är; ‐ Kartläggningen är den process som vi initialt kan se de största effekterna. ‐ Visuella tavlor har visat sig användbara även för administrativa behov i både kartläggning och styrning. ‐ Horisontell kommunikation framkommer genom tankesättet med interna kund‐ och leverantörsförhållanden. ‐ Standarder är en förutsättning för kontinuerliga förbättringar, att processer effektiviseras samt att medarbetarna kan rotera ‐ Flödestankesättet har kommit naturligt när Lean har börjat praktiseras. Förslag till fortsatt forskning: Vårt förslag till vidare forskning är att mer djupgående, i en mogen Leanorganisation, studera hur styrningen har förändrats.