Affärssystems betydelse vid intern kontroll

Abstract

Bakgrund och problem: Det finns motstridiga resultat i tidigare forskning, men fördelarna med affärssystem kan styrkas genom ett flertal forskarstudier. Vidare skapar det motiv till vår studie och vad en implementering av affärssystem kan skapa för betydelse och möjligheter för svenska företag vid deras interna kontroll och riskhantering. Dels genom hur det kan främja företagens fortbestånd, men även effektivisera och stödja de olika processerna i organisationen. En implementering av affärssystem kan innebära vissa svagheter och skapa problem för företagen, vilket studien behandlar genom riskhantering i form av alternativa eller kombinerade typer av lösningar. Frågeställning och syfte: Syftet utgår från studiens frågeställning och lyder enligt följande: Studiens syfte är att beskriva och diskutera hur intern kontroll och riskhantering kan förbättras genom implementering av affärssystem. Metod: Då syftets roll och funktion är att öka förståelsen utgår studien från en kvalitativ undersökning. Respondenterna representerar både chefsnivån och den operativa nivån på företagen, vilket bidrar till den ökade förståelsen och med en helhetssyn och olika perspektiv i beaktande. Intervjuerna skapar en ökad kunskap och insikt rent generellt inom problemområdet och skapa underlag till framtida forskarstudier. Resultat och slutsatser: I vår studie defineras intern kontroll som ett mått på hur väl den uppfyller COSO:s (2004) krav. Affärssystem implementerar en processorientering i företag, vilket stödjer en företagsintern syn på risker och intern kontroll. I större företag, där antalet medarbetare inom affärsprocessen tillåter en effektiv arbetsdelning, förbättras intern kontroll genom arbetsdelning och de standardprocesser och kontrollmekanismer som affärssystem kan bidra med. Givet att affärssystem anpassas till verksamheten genom modifiering så sker det i en arbetsdelad process med såväl företagsinterna medarbetare som specialiserade konsulter, vilket kan förbättra interna kontrollmekanismer. Stora företags affärssystem är ofta mer komplexa jämfört med mindre bolag och kan innebära risker, som dock kan hanteras effektivt när intern kontroll och riskhantering ses som en integrerad process genom att system gör information mer tillgänglig i kombination med att systemleverantörer vidareutvecklar systemen. Därför kan affärssystem i sig innebära en risk. I mindre företag förekommer modifiering av affärssystem sällan på grund av att systemen är för kostnadskrävande. Då arbetsdelningen ofta inte sker konsekvent får affärssystems normativa karaktär i form av standardprocesser en allt större roll och kan förbättra intern kontroll. Affärssystem kan skapa en processyn som kan bidra till att kunna hantera risker och främja en effektiv riskhantering, vilket är av stor betydelse framförallt under företagets tillväxtsfas. Därför är det viktigt att implementera ett affärssystem i ett så tidigt skede som möjligt. Affärssystem kan skapa en strategisk syn på intern kontroll och riskhantering. Vidare kan systemen ge en snabbare och bättre tillgång till finansiella rapporter. Affärssystem är idag en förutsättning för att långsiktigt kunna uppfylla de regulatoriska kraven och har därmed potential till att kunna förbättra intern kontroll. Förslag till fortsatt forskning utifrån vår studie: Baserat på tidigare undersökningar och vår studie så skulle förslag till fortsatt forskning kunna vara en longitudinell studie, som undersöker hur en bättre intern kontroll skiljer sig åt i företag med och utan affärssystem. Vår studie ge ett generellt underlag till mer detaljerade studier i framtiden kring hur en implementering av affärssystem kan skapa en bättre intern kontroll och effektivisering. Vidare hur contingency-faktorer och företagens bransch påverkar affärssystems inflytande på intern kontroll. Genom en longitudinell studie och undersökningar per bransch skulle man kunna eliminera risken att omvärldsfaktorer såsom konjunktur med mera skulle kunna påverka en studie av den interna kontrollen. En longitudinell studie skulle även kunna belysa den obesvarade frågan om inflytande av hur och när i ett företags utvecklingsstadie som ett affärssystem implementeras. Vidare hur det kan påverka ett mindre företags tillväxt och lönsamhet vid intern kontroll och riskhantering i olika utvecklingsstadier och branscher. Forskning om hur intern kontroll i företag påverkas av affärssystem skulle kunna ge underlag till att kunna undersöka hur affärssytems interna kontrollmekanismer ska utformas och hur olika aspekter kring affärssystem såsom arbetsdelning, processorientering och tillhandahållande av information skiljer sig åt i olika branscher. Det skulle kunna bidra till nya och mer utvecklade standardiserade affärssystemsprocesser med bättre intern kontroll som följd.