Kunnig för uppdraget? En studie av kunskapsöverföring åt tillfälliga bemanningskonsulter

Abstract

I dagens samhälle kan det vara svårt för ungdomar att hitta ett första arbete, en lösning på detta kan vara att via bemanningsföretag få sina första erfarenheter av arbetsmarknaden. Som uthyrd arbetskraft kan individer tvingas byta arbetsplats ofta vilket ställer krav på både företagets processer för introduktion och personens kapacitet att snabbt kunna lära sig en ny arbetsroll. Knowledge management och kunskapsöverföring är viktiga aspekter i de flesta organisationer men hur ter sig företagets kunskapsöverföring vid tillfällig bemanningspersonal? Undersökningen syfte är att kartlägga processen för tillfällig bemanning och genom detta identifiera förbättringsförslag utifrån principer för kunskapsöverföring inom knowledge management. Frågeställningen ”hur kan kunskapsöverföringen utvecklas för introduktionen av ny bemanningspersonal? ” är indelad i underfrågor för hur processen ser ut, möjliga förbättringar utifrån knowledge management och hur ITverktyg kan användas för att stödja processen. Inom den teoretiska referensramen presenteras teorier för hur viktig kontexten i vilken kunskapsöverföringen ska ske är, vilken typ av kunskap som förs över, vilka överföringskanaler som är möjliga att använda, medarbetarnas funktion för överföring med en särskild inriktning mot rollen som mentor samt den mottagande partens egen motivation och kapacitet att ta emot den kunskap som förs över. För att förstå processen gjordes en situationskartläggning med hjälp av öppna intervjuer med bemanningsföretag med stöd av ramverket DELTA Meta Archtitecture. Utifrån situationskartläggningen och med hjälp av respondenterna identifierades och valdes intressenter inom processen ut i form av kravställare, mentor och konsult. Dessa intressenter återfanns i kundföretag som hyrde in konsulter och personer i rollerna intervjuades kring hur ny bemanningspersonal introducerades och lärdes upp för kundföretagets tillfälliga uppdrag. Respondenternas svar delades in utifrån om en konsult lärts upp med hjälp av en mentor, med hjälp av en arbetsbeskrivning eller på egen hand då konsultens egen kunskap efterfrågats. Denna insamlade data analyserades i förhållande till den teoretiska referensramen utifrån kontext, kunskapstyp, överföringskanal, mentor och mottagare. Det är viktigt att finna en konsult som kommer in i kontexten och skapar relationer till de andra intressenterna för att kunna främja kunskapsöverföring, där företagskulturen kan vara en hindrande faktor. Genom presentation av konsultens CV, intervjuer och en kravspecifikation utvecklad av en person med nära förståelse för konsultens kommande roll kan rätt konsulter väljas ut. Genom att visualisera den kunskap som är möjlig att visualisera och förklara vilket resultat som förväntas av konsultens arbete och låta denne själv finna ett passande arbetssätt skapas förståelse för arbetet. Genom nära interaktion med medarbetare kan mer komplex kunskap överföras och via berättelser kan ett föredömligt beteende enklare uttryckas tillsammans med normer och värderingar som annars är svåra att föra över. Konsulten behöver även tid att kunna absorbera kunskap och sedan praktiskt använda denna vilket kan främjas genom möjligheten att skriva ner uppgifter, reflektera över utförande och själv komma med förslag på förbättringar. Mentorn har en viktig roll i de organisationer där denna roll används och är en kraftfull överföringskanal genom learning by observing, learning by doing och learning by thinking men är lämpligtvis inte den mest kunnige hos kundföretaget, utan hellre en motiverad medarbetare på en kunskapsnivå som är närmare den hos konsulten. Konsulten som tar emot kunskapen motiveras ofta till att lära sig med förhoppningar om mer framtida arbete. För att förbättra processen kan olika IT-verktyg användas som stöd för att för över kunskap genom interaktion, skapande av relationer mellan medarbetare och möjligheten att identifiera sparade kunskapskällor.