Att söka och hitta information i en organisation - innebörden av en intranätsbaserad portal

Abstract

Återvinnande av information (eng. information retrieval) är ett gammalt forskningsområde där man av tradition söker svaret på sin fråga. Yrkesgrupper inom detta område vet att svaret på frågan finns i denna källa och har etablerade sökalgoritmer till sin hjälp. Samtidigt med allmän tillgång på information via Internet kom också möjligheten att söka efter information för allmänheten genom att utnyttja sökmotorer. Dessa står och faller dock med utövarens kunskap i att söka. Informationssökning från engelsk information seeking/searching är en utvecklingsprocess där en del av processen är att söka svaret på frågan. Detta kan ändras under sökningens gång utan att för den skull ändra något för resultatet/utfallet i och med att man lär sig under informationsökningens gång. Denna informationssökning sker dagligen i ett samhälle som bygger på att individen själv ska tillgodogöra sig av det stora utbudet av information samtidigt som integrerade system för dator- och teleteknik blir allt viktigare. Många arbetsplatser är inbegripna i detta och för att försöka ta reda på hur just personalens informationssökning ser ut har jag använt metoden kritisk incident. Denna går i korta ordalag ut på att man tar reda på hur en (intervju) person upplever utslagsgivande händelser och ber denne själv uttryckta sig - i positiva och negativa ordalag – om detta. I mitt fall efterfrågades nyare händelser för att fånga det kritiska mot bakgrund av tidsaspekten. Syftet var att se hur intern informationssökning ser ut i en organisation som har 24-timmars informationssökning externt. Vägverket, som är en statlig myndighet i Sverige, ansåg att de hade en uppgift att lösa i form av att öka användandet på sin intranätsbaserade portal. Svaren som jag kommit fram till är att de anställda uppfattar inte nyttan med det verksamhetskritiska systemet. Detta bör sannolikt inte vara oväntat för organisation eftersom deras interna enkät påvisar i huvudsak detsamma.