Att kommunicera negativa budskap vid förändringar - Hur bör ledare gå tillväga?

Abstract

Denna studie utfördes med syftet att undersöka, samt ge kunskap om förmedlingen av negativa budskap hos tre olika industriföretag. Frågeställningen var att analysera hur ledare bör kommunicera ett förväntat negativt budskap till sina underställda, så att organisationen når sitt mål med förändringen. Genom vår analys framkom att ledarna på våra intervjuföretag överlag lyckats med att förmedla negativa budskap till sina underställda på ett accepterat sätt. Företagen samlar regelbundet sina medarbetare till informationsmöten och där finns möjlighet för ledarna att bemöta den kritik som ibland uppstår. Genom informationsmötena, men även genom enskilda samtal, framför ledarna hur företaget ligger till branschmässigt beträffande kundorder och verklig produktionsvolym, samt vilka kostnader företaget är tvunget att rätta sig efter. Ledarna har på ett tydligt sätt motiverat för de underställda varför vissa förändringar måste genomföras och de underställda ansåg att det hela tiden fanns en möjlighet för dem att föra en öppen dialog med sina ledare och framföra sina åsikter. Det kan ej klargöras vilka konsekvenserna blir för produktionen beroende på sättet att förmedla negativa budskap på. Hälften av de underställda ansåg att volym och/eller kvalitet påverkades negativt, medan den andra hälften ansåg att dessa inte påverkades alls. Utifrån hur samtliga respondenter har svarat på våra frågor, samt med beaktande av teorin, har vi dragit upp några generella riktlinjer för hur ledare bör gå tillväga när negativa budskap skall förmedlas i samband med en förändring: • Budskapet skall lämnas muntligt och direkt till den/de berörda • Alla budskap skall motiveras på ett tydligt sätt för att acceptansen skall bli så stor som möjligt • Vid budskap som handlar om t. ex. förflyttning bör ledarna välja att flytta flera personer än en, eftersom tryggheten ökar om man blir flyttad som grupp och inte ensam • När ett negativt budskap har kommunicerats är det viktigt att ledaren gör sig anträffbar för att bemöta eventuella reaktioner från de underställda • Tid skall avsättas för att alla underställda skall få möjlighet att ventilera sina åsikter och ställa frågor som berör budskapet • För att alla skall få chansen att diskutera budskapet på arbetet skall det inte lämnas före en helg