Synen på värdering av Itsystem. En kvalitativ studie av IT-investeringar i fyra kommuner i Västra Götaland

Abstract

När en kommun ska genomföra IT-investering av till exempel ett ekonomisystem så måste de göra en upphandling enligt upphandlingslagen. Att göra en sådan upphandling tar tid och kraft från det vardagliga arbetet hos kommunerna, och därför vill de göra en snabb och effektiv upphandling. Tyvärr visar det sig att kommuner inte gör en tillräckligt bra värdering av sina behov, vilket kan resultera i att det nya systemet inte alltid blir så effektivt i längden. Kommuner tänker ofta mer på de hårda värdena som till exempel kostnader och inte alltid så mycket på de mjuka värdena som användarvänlighet. En ITinvestering kan då helt plötsligt få en sämre effekt än vad man hade förväntat sig. I och med att dessa saker kan inträffa vid en IT-investering så ville vi ta reda på: “På vilket sätt görs värderingar innan IT-investeringar beslutas i kommunal verksamhet?” För att få svar på vår frågeställning har vi genomfört en explorativ studie där resultatet har baserat sig på svaren vi fått in av de olika respondenterna i de fyra kommuner som vi har varit i och gjort intervjuer. Då det inte finns så mycket studier eller forskning kring ämnet så blev det ännu mer intressant att få reda på vad en värdering kan göra för skillnad vid en stor IT-investering för en kommun. Vi har valt att arbeta utifrån tre olika teman: Intern systemanvändning, Värderingar och Samverkan. Kommuner bör enligt policys och regler göra någon typ av värdering innan en IT-investering genomförs. I vår studie framkom det att endast en av fyra kommuner värderar en IT-investering, och en kommun har påbörjat arbetet med det.