Hur Business Intelligence påverkar budgetprocessen som styrmedel i en kommunal organisation

Abstract

Bakgrund och problem: Digitaliseringen skapar samhällsomvälvningar som ställer krav på förändring hos organisationer. Nya strategiska mål måste ofta uppnås till vilket Simons (1994b) erbjuder en modell, Levers of Control, för att facilitera hantering av innovation, strategier och dess måluppfyllelse. Tidigare forskning har visat på att offentlig sektor tenderar att använda sig främst av diagnostisk styrning, men att även det interaktiva systemet behövs för att säkerställa effektiv resursfördelning. Budgeten, som diagnostiskt styrmedel, är ett krav för svenska kommuner. Ytterligare krav har även börjat ställas på digitaliseringsaspekter där Business Intelligence uppkommit som verktyg. Uppsatsen ska fylla forskningsgap kring budgeteringsforskning i offentlig sektor i ett föränderligt landskap. Syfte: Undersökningen har för avsikt att belysa budgetprocessen i offentlig sektor utifrån en digitaliseringsynpunkt. Syftet är att öka förståelsen för hur Business Intelligence i praktiken påverkar interaktiviteten i budgeten som ett diagnostiskt styrmedel i offentlig sektor. Avgränsningar: Uppsatsen avgränsas till budgetprocessen i en kommunal organisation och dess tillhörande förvaltningar. Business Intelligence-verktyget avgränsats till att omfatta endast den kommunala organisationens specifika BI-verktyg. Det verktyget består av Microsofts Power Business Intelligence (PowerBI). Metod: Studien har genomförts med en kvalitativt inriktad forskningsprocess. Empirisk data har insamlats genom intervjuer med sex respondenter i en kommunal organisation. Resultat och slutsatser: Ingen förändring av tvärfunktionell balans kan identifieras i den kommunala organisationens budgetprocess i kombination med den nuvarande användningen av PowerBI. Det för att verktyget PowerBI ännu inte fått genomslag i organisationen. Studien verkar bekräfta tidigare forskning om att offentlig sektor använder sig mest av det diagnostiska kontrollsystemet, då interaktiviteten i budgeten som styrmedel verkar vara begränsad. Med utökad användning av PowerBI väntas den kommunala organisationen kunna öka interaktiviteten i budgeten som styrmedel och på så sätt erhålla balans i ramverket Levers of Control, och därmed även i styrningen. Förslag till fortsatt forskning: Kulturforskning i offentlig sektor och hur det påverkar användningen av Business Intelligence. Vidare forskning om hur interaktiviteten i budgeten som diagnostiskt styrmedel påverkas av Business Intelligence.