Förstudierapport Medarbetarportalens framtid. En förbättrad internwebb i ny plattform

Abstract

Denna förstudie har utförts under 2021 inom ramen för GUSPP vid Göteborgs universitet. Förstudien har undersökt hur Medarbetarportalens roll och funktion kan ersättas av andra webbplattformar än InfoGlue. Universitetet behöver en ny Medarbetarportal av flera anledningar. Det mest akuta skälet är att dagens webbplattform Infoglue är föråldrad och kommer att stängas ner sommaren 2024. Andra tungt vägande skäl är att Medarbetarportalen inte lever upp till den nya lagen om på digital tillgänglighet, och att den inte upplevs som användarvänlig. Det är svårt att hitta rätt i den djupa sidstrukturen och portalens sökfunktion ger ofta ett dåligt sökresultat. Förstudiens rekommendation är att Sharepoint blir plattform för ny medarbetarportal. Med Sharepoint får medarbetarna ett modernt intranät och mer sammanhållen digital arbetsplats än idag. Det blir en enhetlig miljö att besöka för att hitta interninformation, verktyg, samarbete och dokumentlagring, vilket skapar en effektivare arbetsvardag för medarbetarna. Sharepoint innehåller mycket funktionalitet som är klar att använda, såsom en välfungerande sökfunktion och möjlighet att målgruppsanpassa informationsflödet. I Sharepoint finns också möjlighet att koppla ihop lokal och central information, vilket gör det lättare för medarbetare att hålla sig uppdaterade och minskar risken för dubbelpublicering av innehåll. Sharepointlösningen kan dock sättas upp på olika sätt. Hur lösningsarkitekturen ska designas behöver utredas initialt i kommande införandeprojekt. Förstudien har uppskattat kostnaden för ett införandeprojekt och tagit fram ett förslag på tidplan och projektorganisation.