Användarorienterad informationsdesign - En ansats mot ett nytt intranät i Mölndals stad

Abstract

En användarorienterad ansats till design av intranät svarar mot behovet av att skapa ett användbart arbetsverktyg som stödjer användarnas behov i deras vardagliga arbetssituationer. Användarnas beteende kan betraktas ur ett helhetsperspektiv med speciell fokusering på de sammanhängande teman som är behov, inhämtning och användning av information. Syftet med den här studien är att genom en kvalitativ undersökning av intranätanvändarnas behov, inhämtning och användning av information presentera en ansats till designimplikationer för ett nytt intranät. Vår undersökning genomfördes i Mölndals stad, den till invånarantalet tredje största kommunen i Västra Götalandsregionen. Studien visade på tre vanliga informationsbehov; omvärldsbevakning, dokument samt behovet av att kunna hitta rätt person för att erhålla viss information. Informationsinhämtningen kännetecknades av återkommande informationskällor, hög tillförlitlighet till information inom staden, utbredd användning av personliga kontakter samt aktiv informationssökning, dock existerade även passiv inhämtning. Information användes framför allt som en vägledning för hur ett visst arbete skulle göras, underbygga egna dokument eller skapa bredare förståelse för en viss kontext. Studien visade även på förekomsten av isolerade informationsöar inom organisationen samt skillnader i medvetenhet mellan inomförvaltlig nivå och utomförvaltlig nivå rörande var i organisationen personer och information kunde lokaliseras. De huvudsakliga slutsatser som drogs utifrån dessa underbyggande frågor var att intranätet bör ge en god översikt av medarbetare och deras kompetenser, ha stöd för kommunikation, ge vägledning åt användaren i form av dokument och tydlig struktur, bör erbjuda ökad åtkomst till information över förvaltningsgränser och stödja återkommande informationsbehov.